Mit einer Bevölkerung von mehr als einer Milliarde Menschen und als global führende Volkswirtschaft in der Fertigungsbranche ist China eine der größten Handelsmächte der Welt.
Die Vorstellung
Die Wahl der Kleidung für ein geschäftliches Treffen ist in China eine förmliche Sache: die Kleidung sollte konservativ sein und die Farben sollten dem Anlass entsprechend gewählt werden. Wenig verhüllende Kleidung und hohe Schuhe werden mit Stirnrunzeln betrachtet und gelten als informell. Zu Meetings mit der höchsten Geschäftsleitungsebene sollten Sie stets einen Anzug tragen; im Sommer tragen Geschäftsleute der niedrigeren Ebenen aber auch schon einmal etwas lässigere Kleidung wie Button-Down-Hemden und Hosen. Wenn Sie Ihre Geschäftspartner zum ersten Mal treffen, ist formelle Kleidung vorzuziehen, weil sie Professionalität und Respekt signalisiert.
Die Wahl des Zeitpunkts für ein Treffen ist eine komplexe Angelegenheit. Prüfen Sie sorgfältig, ob die vorgeschlagenen Termine mit nationalen Feiertagen kollidieren – dann sind die meisten Unternehmen geschlossen. Wenn der Termin feststeht, klären Sie, ob alles entsprechend vorbereitet ist, vom Sprachverständnis bis zu den Kopien der Angebote. Übersetzte Dokumente signalisieren Ihren Investitionswillen und den Wunsch nach einer Geschäftsbeziehung unter Umgehung von Sprachbarrieren. Wenn Ihr Geschäftspartner den Wunsch nach einem Dolmetscher äußert, um ein Produkt besser zu verstehen, sollten Sie über diese Möglichkeit nachdenken, um Ihre Chancen zu erhöhen. Pünktlichkeit ist für den ersten Eindruck von großer Bedeutung, denn eine Verspätung würde als unhöflich gelten. Falls eine Verspätung unvermeidlich ist, sollten Sie sich unbedingt dafür entschuldigen!
Geschenke werden nur mit äußerster Vorsicht entgegengenommen, denn die offizielle Geschäftspolitik in China betrachtete Geschenke zeitweise als mögliche Bestechungsmittel. Die Vorschriften haben in jüngerer Zeit jedoch etwas an Strenge verloren. Es ist sinnvoll, nach Abschluss der Verhandlungen ein kleines Präsent zu überreichen. Geschenke von Unternehmen an Unternehmen werden als der beste Weg angesehen, jegliche Peinlichkeit zu vermeiden, da hierbei keine Individuen bedacht werden. Auch das Geschenkpapier und die Farbe haben Auswirkungen. Rot gilt als Glücksbringer, während Pink und Gelb für ein Glücksgefühl stehen. Es gilt ebenfalls als glücksbringend, Dinge in Mengen von acht Stück zu verschenken, während die Anzahl Vier in China wie auch in anderen asiatischen Ländern negative Assoziationen weckt. Weiß, Blau und Schwarz stehen mit dem Tod in Verbindungen und sollten daher gemieden werden, Grün deutet unterschwellig auf Untreue hin. Eine ausführlichere Beschreibung der Bedeutung von Farben finden Sie in unserem Artikel „Farbempfehlungen für China“. Die Kenntnis örtlicher Gegebenheiten ist wichtig und es ist empfehlenswert, ein Geschenk erst im Land zu kaufen, da man Ihnen hier aus erster Hand Ratschläge bezüglich des Gegenstands, der Farben und Mengen geben kann.
Die Sitzordnung
Das Betreten des Konferenzraums erfolgt in hierarchischer Reihenfolge, hieraus können Sie ableiten, in welcher Reihenfolge Ihre Gastgeber angsprochen werden sollten. Der Gast und dessen Delegation sollte dem Vorbild der Gastgeber folgen und den Raum ebenfalls nach ihrer hierarchischen Stellung betreten, weil so die Struktur beider Unternehmen klar dargestellt wird. In regelmäßigen Meetings wird zunehmend weniger Wert auf Formalitäten gelegt, es ist jedoch sinnvoll, sich weiterhin daran zu halten, es sei denn, der Gastgeber erteilt anderweitige Anweisung.
Der Gastgeber legt im Voraus eine Sitzordnung fest und geleitet zunächst die höchstrangigen Gäste zu ihren Plätzen. Normalerweise sitzen sich die jeweils Höchstgestellten gegenüber oder in der Nähe, falls es mehr als einen hochrangigen Gast gibt. Die anderen Anwesenden setzen sich anschließend auf die verbliebenen Plätze.
Körpersprache ist eine subtile Art der Kommunikation und in der chinesischen Gesellschaft weit verbreitet. Diszipliniertes, ruhiges und methodisches Verhalten wird als positive Eigenschaft gewertet, während nur schwer unter Kontrolle gehaltene Emotionen verpönt sind. Die Körperhaltung wird als Spiegelbild der Selbstkontrolle und Ehrfurcht vor anderen erachtet. Gesten der Hand werden selten angewendet und sorgen für Ablenkung. Während des Sprechens sollten Sie nicht auf eine Person oder einen Gegenstand zeigen, denn das gilt als unhöflich. Wenn Sie auf etwas hinweisen möchten, weisen Sie mit der offenen Handfläche in die entsprechende Richtung, nicht mit dem Zeigefinger. Ihre Zuhörer werden nicken und positive Gesten machen – das bedeutet aber nicht unbedingt Zustimmung, sondern eher ein allgemeines Verständnis der dargelegten Punkte.
Das Meeting
In China spielt das Dienstalter eine wichtige Rolle und das vorderste Ziel bei der Vorstellung ist es, die wichtigste Person zu identifizieren. Wenn dies klargestellt ist, sollten Sie die Person eher mit ihrem Titel ansprechen als mit ihrem Namen. Zu Beginn einer Unterhaltung gibt man sich im Allgemeinen die Hand, Sie sollten aber abwarten, ob Ihr Gastgeber Ihnen die Hand reicht oder sich dagegen entscheidet.
Visitenkarten sollten Sie stets mit beiden Händen entgegennehmen und Ihre eigene zunächst dem höchstgestellten Manager im Raum überreichen. Eine doppelseitig bedruckte Visitenkarte, die auch eine Übersetzung Ihres Namens und Ihrer Position enthält, wird erheblichen Eindruck hinterlassen. Außerdem helfen Sie damit Ihrem Gastgeber dabei, die Rangordnung seiner Gäste zu verstehen und Sie entsprechend am Konferenztisch zu platzieren.
Zu Beginn des Gesprächs ist eine kurze, informelle Unterhaltung angemessen, da diese die Basis für eine Geschäftsbeziehung aufbaut. Hierzu eignen sich Themen wie Tourismus, Wahrzeichen, Landschaften und Klima. Jegliche politische oder umstrittene Themen sollten Sie jedoch vermeiden.
Die komplexe Struktur der Besprechung sollte ohne Zwischenrufe oder Bemerkungen durchlaufen werden. Wenn jemand spricht, sollten die Kommentare zur Kenntnis genommen werden. Es gilt als unhöflich, sich in das Gespräch einzuschalten, wenn man nicht dazu aufgefordert wird.
Das Arbeitsessen
Chinesische Unternehmer sprechen beim Abendessen nicht über Geschäftliches, sondern konzentrieren sich auf die Entwicklung einer persönlichen Geschäftsbeziehung. Das Protokoll der Sitzordnung gilt auch hier, der Gastgeber sitzt am Kopf des Tisches und führt durch den Abend. Man wird Ihnen ein große Menge an Essen anbieten und es gilt als höflich, von allen Speisen zu probieren. Lassen Sie am Ende der Mahlzeit ein wenig auf Ihrem Teller zurück, um zu signalisieren, dass Sie satt sind – wenn Sie alles aufessen, wird Ihr Gastgeber denken, dass Sie nicht genug zu Essen bekommen haben.
Die Unterhaltung wird sich um leichte und gesellige Themen drehen, und vielleicht ergibt sich die Gelegenheit, auf den Abend anzustoßen. Normalerweise werden lokale Weine serviert, zu bestimmten Gelegenheiten kann aber auch ein sehr starker Schnaps namens Baijiu angeboten werden. In China glaubt man, dass gemeinsames Trinken den wahren Charakter von Geschäftspartnern enthüllen kann, daher wird dies beim Aufbau von geschäftlichen Beziehungen durchaus ermutigt. Trinksprüche werden während eines Banketts häufig eingesetzt und es gibt zahlreiche regionale Ablaufvarianten. Fragen Sie Ihren Gastgeber nach den lokalen Sitten: das erlaubt Ihnen einen Einblick und zeigt Ihren Wunsch, kulturelle Werte zu verstehen.
Sobald das Essen beendet ist, wird vom Gastgeber erwartet, dass er die Rechnung begleicht und das Lokal schnell verlässt. Das mag Ausländern als etwas kalt erscheinen, es verhilft dem Abend aber zu einem zügigen Abschluss. Vor Verlassen des Lokals nimmt sich der Gastgeber noch einen Moment Zeit, um den Gästen und dem Personal des Restaurants zu danken. Trinkgeld gilt als unhöflich, weil es den Anschein erweckt, der Empfänger sei arm und brauche diese Unterstützung.
Geduld und Höflichkeit gegenüber anderen Personen wird im chinesischen Geschäftsleben auf das Höchste bewundert. Respekt vor Autorität und die Beachtung der Rangordnung sind ein Zeichen von kulturellem Bewusstsein, was ebenfalls sehr gut ankommt. Versuchen Sie, mit Disziplin und proaktiver Vorgehensweise die chinesische Kultur zu verstehen – es wird zu Ihrem Vorteil sein!
(ursprünglich auf www.transtrans.co.uk in englischer Sprache veröffentlicht)